Montag, 8:12 Uhr. In deinem Posteingang liegt die lange Beschwerde eines Kunden. Dein Chef bitte dich, bis 8:30 Uhr eine kurze Antwort zu formulieren. Du hast allerdings nur wenige Stichpunkte in einem Notizbuch stehen. Daher tippst du eine unklare Bitte, dir zu helfen, an die KI. Die Antwort klingt zwar höflich, hilft dir aber nicht wirklich weiter. Also versuchst du es noch einmal, diesmal mit einer klaren Rolle, einem Ziel, den wichtigsten Fakten und einem Beispiel. Und plötzlich liegt ein überzeugender Entwurf vor dir.

In diesem Artikel erfährst du, wie du solche Treffer zuverlässig erzielst – mit einfachen Formulierungen und kurzen Übungen, die du direkt ausprobieren kannst.

So triffst du mit Prompts zuverlässig ins Ziel

Gutes Prompting beginnt mit der Erkenntnis, dass die KI mit deinem Text arbeitet und nicht mit deinen Gedanken. Klare Ziele, Rollen und Empfängerangaben machen den Unterschied zwischen Top oder Flop und sparen dir am Ende Nacharbeit. Statt „Schreibe etwas Nettes“ benennst du konkret Rolle, Ziel und Publikum, zum Beispiel: „Rolle: Redakteur, Ziel: Teaser zu Prompting, maximal 60 Wörter, Publikum: neugierige Einsteiger, Ton: motivierend und konkret“.

Beispiele beschleunigen die Treffersuche. Ein Positiv- und ein Negativ-Beispiel wirken wie Leitplanken, etwa „GUT: Danke für Ihre Rückfrage. Wir prüfen X bis Freitag und melden uns mit drei Optionen.“ und „NICHT SO: Wir sind begeistert und super innovativ und melden uns bestimmt bald.“.

Ebenso wichtig ist die Form: Wenn du nur um „Text“ bittest, erhältst du oft einen Block. Eine klare Struktur, also Überschrift, kurzer Einstieg, drei Abschnitte mit Zwischenüberschriften und ein kurzes Fazit, oder eine Tabelle mit den Spalten “Punkt”, “Begründung” und “Nächster Schritt”, hebt die Qualität sichtbar.

Setze Grenzen, damit nichts entgleitet, zum Beispiel „keine Preise, keine erfundenen Quellen, keine Zusagen ohne Freigabe, liste am Ende offene Punkte“. So erkennst du sofort, wo du nachschärfen musst.

Arbeite außerdem iterativ: Fordere zuerst eine Rohfassung an, gib kurzes Feedback und verlange eine überarbeitete Version, zum Beispiel „Gib mir eine Rohfassung mit 120 Wörtern, danach eine zweite Version mit präziser Einleitung, zwei konkreten Handlungsempfehlungen und einem freundlichen Schluss“. So steuerst du die KI, behältst die Kontrolle und kommst schneller zu brauchbaren Ergebnissen.

Fünf Konkrete Beispiele aus dem Alltag

1. E-Mail an einen unzufriedenen Kunden

Situation
Der Kunde hat dreimal angerufen, er ist genervt und will eine klare Lösung. Du hast die Fakten, allerdings fehlt dir die Form.

Prompt
Rolle: E-Mail-Assistent. Ziel: Antwort an Herrn Weber, sachlich und freundlich, maximal 120 Wörter. Struktur: Ein Einstiegssatz, zwei konkrete Schritte mit Terminen, ein Satz zum nächsten Kontakt. Inhalte: Lieferung kam am 14.09., Teil defekt, Ersatz geht heute raus, Gutschrift über 15 Euro, Rückmeldung bis Freitag.

Ergebnis
Du bekommst drei Varianten. Du wählst eine, passt den Ton an, prüfst Zahlen und Termine, sendest die Mail.

2. Meeting-Notizen, die später noch tragen

Situation
Du hast ein 40-Minuten-Meeting hinter dir. Du willst Entscheidungen und Aufgaben festhalten, ohne zu raten.

Prompt
Fasse diese Notizen in Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen sowie offene Fragen. Nutze kurze Bulletpoints. Liste am Ende Lücken, die ich klären muss. Text folgt.

Ergebnis
Du erhältst eine klare Liste. Du ergänzt die fehlenden Namen, schickst die Notiz in den Kanal.

3. PDF auf den Punkt

Situation
Du hast einen Vertrag mit 20 Seiten. Du brauchst Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist, Zahlungsbedingungen.

Prompt
Extrahiere aus dem folgenden Text Titel, Datum, Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist, Zahlungsbedingungen. Gib das Ergebnis als Tabelle mit den Spalten Feld und Wert aus. Liste Unklarheiten am Ende.

Ergebnis
Du siehst die Kerndaten in einer Tabelle und eine kurze Liste offener Punkte.

4. Excel oder Sheets ohne langes Suchen

Situation
In einer Spalte steht Straße und Ort durcheinander. Du willst drei Spalten, Straße, PLZ, Ort.

Prompt
Ich arbeite in Excel. Aufgabe: Aus der Spalte Adresse Straße, PLZ, Ort extrahieren und in drei Spalten schreiben. Beispiel-Eingabe: Musterweg 5, 50667 Köln. Beispiel-Ausgabe: Straße Musterweg 5, PLZ 50667, Ort Köln. Gib mir eine robuste Formel, beschreibe sie in einem Satz, nenne Sonderfälle.

Ergebnis
Du bekommst eine Formel und einen kurzen Hinweis auf Ausnahmen.

5. Checkliste oder standardisierter Prozess aus Stichpunkten

Situation
Ein Prozess läuft in jedem Team etwas anders. Du willst eine einheitliche Anleitung.

Prompt
Erstelle aus diesen Stichpunkten eine SOP (Standard Operating Procedure) für Rechnungseingang unter 10000 Euro. Zielgruppe: Buchhaltung. Zweck: klare Schritte vom Eingang bis zur Verbuchung. Gib eine Kurzfassung als Checkliste auf einer Seite und eine Langfassung mit Schritten, Verantwortlichen, Definition of Done, Eskalation und Vorlagen. Weisen am Ende auf Datenschutz hin. Stichpunkte folgen.

Ergebnis
Du bekommst eine klare Kurzfassung und eine ausführliche Anleitung. Das Team arbeitet damit konsistenter.

Immer wichtig: Zahlen, Namen, Zitate prüfen

Die KI klingt sicher, sie irrt sich trotzdem manchmal. Prüfe Zahlen, Fristen, Namen und Zitate immer. Bitte die KI, Unsicherheiten am Ende zu nennen. Das zeigt dir, wo du genauer hinschauen musst.

Drei kompakte Prompt-Vorlagen

E-Mail

Rolle: E-Mail-Assistent. Ziel: Antwort an [Name], sachlich und freundlich, maximal 120 Wörter. Struktur: Einstieg, zwei Schritte mit Terminen, nächster Kontakt. Inhalte: [Stichpunkte]. Don’ts: keine Preise, keine Zusagen ohne Freigabe. Bitte zwei Varianten und offene Punkte am Ende.

Zusammenfassung

Fasse den Text in 140 Wörtern zusammen, Zielgruppe interessierte Laien. Hebe drei zentrale Aussagen hervor, nenne drei offene Fragen am Ende.

Blog-Abschnitt

Schreibe einen Abschnitt zu Prompting 101, mit Überschrift, drei Absätzen und einem Satz Fazit. Der Ton ist motivierend und konkret.

Fazit

Gute Prompts sind klare Aufträge. Wenn du Rolle, Ziel, Publikum, Struktur und Beispiele vorgibst, erhältst du Ergebnisse, die du sofort weiterverwenden kannst. Übe mit echten Aufgaben, sammle deine besten Prompts in einer kleinen Bibliothek und passe sie an deinen Stil an. So wird die KI zu einem Werkzeug, das dir jeden Tag Zeit spart.